Janitor DMS

Dank schneller Suche mit googleähnlicher Syntax, intelligenter Ablagetemplates und nahtloser Integration mit der Office Umgebung bewegen sich Mitarbeitende mühelos in der Informationsplattform. Workflow Integration, Versionskontrolle (Checkin / Checkout), rollenspezifische Smartlisten vereinfachen die strukturierte Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden und Teams massiv. Frühere Versionen der Dokumente sind ohne Hilfe der IT jederzeit zugänglich. Vollautomatische Inhaltsanalyse von Office und PDF Dokumenten, Bild-Texterkennung (OCR) und automatisches Selbstcleaning sichern die Vorteile auf Firmenlevel – skalierbare Prozesse und Systemeffizienz.

Viele Firmen haben eine grosse Abhängigkeit zu ihrem Dokumenten-Management-System in Kauf nehmen müssen. Janitor wurde so designed, dass der Kunde jederzeit unabhängig ist und bleibt.

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Janitor DMS – Dokumenten Verwaltung Software | Struktur & Konsistenz der betrieblichen Daten mit der DMS Software

Mit Janitor DMS wird die Datenablage einfach, klar und kostengünstig. Die Dokumenten Verwaltung Software verbindet Geschäftsprozesse mit einem effizienten Informationsmanagement. Dabei bildet die DMS Software die individuellen betrieblichen Arbeitsprozesse ab. Bereits bestehende Verzeichnisstrukturen werden in Janitor eingebunden und sukzessive auf eine performantere Datenhaltung migriert. Das Dokumentenmanagementsystem erstellt eine geordnete und konsistente Datenstruktur für die betrieblichen Daten.

Teamarbeit mit der Janitor DMS 
Als Informationsplattform ist die DMS Software extrem einfach zu bedienen. Die google-ähnliche Suche ist schnell und die nahtlose Integration in die Office Umgebung ermöglicht das intuitive Finden von Informationen. Mit besonderen Features strukturiert Janitor DMS die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams. Mit einer Versionskontrolle, rollenspezifischen Smartlisten und der Workflow Integration wird die Datenhaltung transparent und verfügbar. 

Untergang im Datenchaos 
Daten sind das Kapital des Unternehmens. Bei Daten geht es um Patente, Arbeitsprozesse, Rezepturen in der Produktion oder die wirtschaftlichen Kennzahlen. Von Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung über den Einkauf bis zu den logistischen Prozessen und der Personalabteilung – das Unternehmen steht und fällt mit seinen Daten. Dabei wird die digitale Welt immer komplexer und die Akten-Archive der Vergangenheit sind heute undenkbar. Die ständig wachsende Datenmenge wird in vielen Unternehmen zur Bedrohung. Dokumenten Verwaltung Systeme bringen einfache und transparente Regeln in die firmeneigene Dateiverwaltung. Daten werden mit dem Janitor DMS transparent, übersichtlich und für alle zugreifbar. 

Automatisierte Inhaltserkennung 
Die Dokumenten Verwaltung Software realisiert eine vollautomatische Inhaltsanalyse von Dokumenten. Office- und PDF-Formate, eine OCR Bild-Texterkennung und ein automatisches Selbstcleaning bei der Konvertierung vereinfachen und verschlanken die betrieblichen Prozesse. Die automatisierte Auswertung und Zuordnung von Dokumenten sichert skalierbare Prozesse und eine hohe Systemeffizienz im Unternehmen.

Janitor DMS greift gezielt die Schwachstellen anderer Dokumenten Verwaltung Softwares auf – und präsentiert klare Lösungen:

Regelwerk
Die Regeln der DMS Software sind einfach und transparent, können dabei jedoch sehr dynamisch agieren. Damit ist die Anpassbarkeit auf individuelle Prozesse problemlos möglich.

Datenhaltung
Eine direkte Nutzung des betrieblichen Dateisystems sichert die Unabhängigkeit der Daten, historischer Versionen und ein Tracking von Zugriffen und Änderungen. Benutzerrechte regeln den Zugriff. 

Unabhängigkeit 
Konkurrenzsysteme ermöglichen kaum noch eine Lösung vom unterliegenden Dateiverwaltungssystem. Fast scheinen die Daten für das Unternehmen verloren. Janitor DMS nutzt bestehende Dateistrukturen und passt sich diesen an.

Sechs Pfeiler – für eine effektive DMS Software
Insgesamt sind es 56 Hauptfunktionalitäten, mit denen Janitor DMS die Datenflut im Zaum hält.

Verteilen lassen sich die Features der Dokumenten Verwaltung Software auf 6 Pfeiler:

1 Ordnung
Ein einfaches und doch mächtiges Regelwerk integriert die Prozesse und bereits bestehenden Dokumenten- und Dateistrukturen im Unternehmen. 

2 Sicherheit
Jede Benutzeraktion und Dokumentenänderung werden protokolliert. Zusätzlichen Schutz bringt die Kryptografie mit der Verschlüsselung von sensiblen Daten. Ein digitaler Fingerprint kennzeichnet die Echtheit von wichtigen Dokumenten.

3 Effizienz
Power Suche und eine Metaklassifikation von Daten und Dokumenten erleichtern ein schnelles und sicheres Auffinden.

4 Komfort
Intuitive Oberfläche, MS Office Integration und eine automatische Eingabeerkennung vereinfachen die Datenablage und den Zugriff. 

5 Wissen
Die Daten des Unternehmens bilden Wissen – aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Teamwissen, das Wissen neuer Mitarbeiter und Vergangenheitswissen ordnet Janitor DMS übersichtlich und zugänglich. 

6 Teamwork
Workflows für teamübergreifende Arbeitsprozesse, Statusverwaltung von Dokumenten und Smart Listen unterstützen die Arbeit der unterschiedlichsten Teams im Unternehmen. Auch für die persönlichen Notizen und Favoriten bleibt Freiraum.

Janitor DMS – eine sichere & transparente Software
Täglich kommen im Unternehmen neue Daten und Wissen hinzu. Es ist Aufgabe der Dokumenten Verwaltung Software eine jederzeitige Interaktion mit den Daten sicherzustellen – aber auch zu kontrollieren. Janitor DMS passt sich den betrieblichen Strukturen aus Daten und Dateiverzeichnissen an. Ein transparentes Regelwerk sichert den Datenzugriff und die Berechtigungen des einzelnen Mitarbeiters. Auch die permanente Archivierung der betrieblichen Daten entspricht den aktuellen gesetzlichen Vorschriften.